Dieses Frühjahr haben wir einige kleinere Updates in unser Empfehlungsbund-Bewerbermanagementsystem (EBMS) eingespielt. Alle Änderungen gehen dabei auf euer konkretes Kundenfeedback zurück, um euren Recruiter-Alltag zu optimieren - Dieses mal bunt aus den Bereichen: Umlauf, Terminerinnerungen, Terminabsagen, Abteilungsleiter mit Einsicht in alle Bewerbungen und E-Mail-Bewerbungen.
Abteilungsleiter erhalten automatisch Einsicht in alle Bewerbungen
Die Funktion "Abteilungen" gibt es schon länger im Empfehlungsbund. Ihr könnt jede Stelle einer oder mehrerer Abteilungen zuordnen - Auswirkungen hatte dies bisher allerdings nur auf das Stellenwidget, in dem man dadurch Tabs realisieren konnte.
Nun ist eine weitere Funktion hinzugekommen: Im EBMS können Organisationsadmins bei ausgewählten Beobachter-Rollen Abteilungen hinterlegen. Diese Zuordnung führt dazu, dass jene Führungskräfte automatisch alle Bewerbungen, die auf Stellen ihrer Abteilungen eingehen, erhalten – bei der Ersteinreichung sowie bei Änderung der hinterlegten Stelle mittels Angaben ergänzen. Diese automatische Zuweisung versetzt Führungskräfte in die Lage, den Bewerbungsprozess ihrer Abteilung zu überwachen, unabhängig von ihrer Teilnahme an spezifischen Auswahlprozessen oder Job-Interviews.
Terminabsagen seitens der Bewerber:innen optimiert
Bewerber:innen hatten bereits die Möglichkeit über ihre Statusseite einen anstehenden Termin abzusagen. Dabei gab es nur einen Button, ohne Kommentarmöglichkeit. In einzelnen Fall war es auch bereits mal passiert, dass dieser unabsichtlich gedrückt wurde.
Deshalb gibt es nun ein Bestätigungsfenster mit Bitte an die Person, die Absage zu begründen oder vielleicht sogar direkt einen neuen Termin vorzuschlagen:
Erinnerungsmails an Beobachter bei fehlenden Terminfeedbacks begrenzen
Die Frequenz, d.h. in welchen Abstand säumige Beobachter um ein Terminfeedback gebeten werden, konnte bereits schon im EBMS konfiguriert werden - Hierbei haben 97% unserer Nutzer:innen dort tägliche Erinnerungen aktiviert.
In einzelnen Fällen kam es aber leider vor, dass Beobachter daraufhin nicht reagieren, und das System trotzdem munter tägliche Erinnerungen generiert. Hier wurde der Wunsch geäußert, diese E-Mail-Flut zumindest einzugrenzen - Auch wenn man dort natürlich in 1. Linie seine Hiring Manager daran gewöhnen sollte, fix ein Interview zu geben - Denn 2 Wochen später wissen diese auch nichts mehr darüber. Nichtsdestotrotz können Sie dort nun eine Grenze setzen:
Ein häufiger Grund für fehlendes Feedback war aber, dass Beoachter:innen nicht am Termin teilgenommen haben. Dazu haben wir die Standard-Vorlage der Erinnerungsmail um einen Hinweis erweitert, dass man eine Nicht-Teilnahme oder einen ausgefallen Termin auch auf der Feedbackseite anklicken kann.
Bewerbungen ins automatisierte E-Mail-Postfach: Sprache des Bewerbers kann mit übergeben werden, Spamerkennung verschärft
Bewerbungen können über das Eingangspostfach ebenfalls ins EBMS weitergeleitet werden. Standardmäßig versucht unser System die Sprache der E-Mail auf Basis von heuristischen Methoden zu "erraten" - Nun ist es aber möglich dass sie bzw. ein System dass eine E-Mail dorthin weiterleitet, die Sprache des Bewerbers übergibt, in dem eine der folgenden Zeilen bzw. ähnlich lautende Zeile im E-Mail Text gefunden wird:
Sprache: Deutsch
Sprache: de
Language: english
Sprache: enDas setzt die Sprache des Bewerbers automatisch auf jeweils deutsch oder englisch und verschickt dann das passende Eingangsbestätigungsschreiben.
Weiterhin haben wir die Spam-Erkennung verbessert. So werden E-Mails ohne Anhang standardmäßig als Spam markiert und nicht als Bewerbung importiert.
Optionale Umlaufteilnehmer
Eine unserer Kundin bat um Verbesserung für ihren Anwendungsfall, in dem sie eine Bewerbung an 8 verschiedene Teilnehmer in den Umlauf geben möchte und immer dann wartet bis 1 Teilnehmer Interesse am Kandidaten/an der Kandidatin hat. Standardmäßig wartet und erinnert das EBMS bis alle Teilnehmer:innen geantwortet haben, oder die Frist des Umlaufes verstrichen ist.
Nun ist es möglich, beim Start des Umlaufs die notwendige Feedbackanzahl direkt einzustellen, ab der die Bewerbung als Aktiv/Blau/"Umlauf vollständig" markiert werden soll.
Die anderen Teilnehmer haben dann trotzdem noch die Gelegenheit, ein Umlauffeedback einzutragen, sofern die Bewerbung sich noch grundsätzlich im Status "Umlauf" befindet, und nicht schon ein Termin vereinbart wurde.
Wir sind auf eurer Feedback gespannt und freuen uns über weitere Anregungen zur gemeinsamen Verbesserung unseres EBMS.
Dies ist ein Begleitthema zum ursprünglichen Beitrag unter https://www.empfehlungsbund.de/news/2272