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Schließen Sie zuerst eine Auftragsdatenverarbeitung ab. Diese regelt die Erklärung, die Absicherung und Mitwirkung bei verarbeiteten Bewerbungsdaten mit dem Empfehlungsbund. Den Vertrag können Sie unter https://login.empfehlungsbund.de/mitgliedschaften/adv downloaden und elektronisch abschließen.
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Binden Sie all Ihre Bewerbungswege an - dazu zählen:
- Die Bewerbungen, die über die Portale des Empfehlungsbundes kommen (wird von Ihrem Community Manager oder Ihrer Community Managerin zu einem vereinbarten Zeitpunkt aktiviert).
- Bewerbungen an die eigene jobs@…de-Adresse - Die Einrichtung erfolgt hier über eine automatische Weiterleitung jeder eingehenden E-Mail an einen eigenen, im EBMS reservierten Posteingang. Diesen können Sie in Ihrem EBMS in den Einstellungen unter „Postfächer“ → „Mailbox“ finden.
- Übermitteln Sie dieses „Standard-Eingangskonto“ an Ihre Admins für die Einrichtung der autom. Weiterleitung.
- Achtung: Aktivieren Sie die Weiterleitung erst zum Zeitpunkt des mit dem Community Management vereinbarten Datums.
- Falls die originale Adresse einen Autoresponder für eingegangene E-Mails versendet, deaktivieren sie diesen bitte. E-Mails zur Eingangsbstätigung werden künftig aus dem EBMS heraus verschickt.
- Denken Sie über den Einsatz eines Stellenwidgets des Empfehlungsbundes nach. Das kann auch nur zur Einbettung des Bewerben-Formulars für Ihre ausgeschriebenen Stellen in Deutschland dienen.
- Ermöglichen Sie Ihren Personalvermittlern, von denen Sie Kandidatenvorschläge erhalten, den Zugang zu Ihrem EBMS. Dafür legen Sie je Personaldienstleister einen Zugang an. Das erlaubt diesen, das selbstständige Hinterlegen von Kandidateninformationen in Ihrem EBMS.
- Informieren Sie auf Ihrer Karrierewebseite alle Jobinteressierten über die Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Rahmen der Bewerbung. Kündigen Sie an, dass Sie Bewerbungsdatendaten im EBMS des Empfehlungsbundes verarbeiten, z.B.:
"Liebe Bewerbende, mit pludoni GmbH sind wir Mitglied im Empfehlungsbund und verwenden dessen Bewerbermanagement-Anwendung. Um mit Ihrer Bewerbung fortzufahren, informieren wir Sie, wie wir Ihre Daten verarbeiten. Insofern verweisen wir auf die Datenschutzinformationen des Anbieters. Darin erfahren Sie, wie Ihre Bewerbung und die darin enthaltenen Daten für bewerbungsbezogene Zwecke gespeichert und verarbeitet werden. Die Datenschutzerklärung unserer XX GmbH finden Sie zusätzlich hier.
- Machen Sie sich gemeinsam mithilfe Ihres Community Managers oder Ihrer Community Managerin mit den Basiseinstellungen des Systems vertraut.
- Impressum & Datenschutz für die Bewerbungsseite
- Standardsignatur für alle weiteren NutzerInnen Ihres Systems anlegen
- Standardtexte der E-Mail-Vorlagen prüfen (insb. „Eingang“, „Termin“ und „Absage“)
- formelle/informelle Anrede im Mailverkehr
- Aufbewahrungsdauer bis Anonymisierung wählen (mind. 2 bis max. 6 Monate)
- Bewertungsspektrum definieren - Ihre KollegInnen bewerten zwischen 1-5 „Sterne“. Sie legen vorab fest, was jeder einzelne Bewertende bei der Beurteilung mit beispielsweise 3 Sternen für eine Bewerbung bewirkt.
- Standardfristen wählen, die grundsätzlich für Prozesse wie z.B. „Umlauf“ oder „Terminanfragen“ voreingestellt werden.
- NutzerInnen ins System einladen/anlegen bzw. austragen; Rollenzuweisung
- eventuell zusätzliche Premiumfeatures buchen bzw. helfen Sie uns, weitere Features in der Entwicklung zu priorisieren.