1. Einwilligung und Kenntnisnahme
DSGVO
- Bei Bewerbungseingang muss der Bewerbende darüber informiert werden, dass seine Daten im Rahmen des Bewerbungsprozesses gespeichert und verarbeitet werden. Er muss nicht einwilligen. Deswegen empfehlen wir den Partnern des EB, einen entsprechenden Passus auf der eigenen Webseite zur Datenverarbeitung unterzubringen, wie bspw. hier: Datenschutzerklärung - Vi BIM solutions. Hier wird bereits ausdrücklich die Nutzung des EBMS inkl. Widget beschrieben und zugleich auf die Datenschutzrichtlinien des EBMS hingewiesen (Verlinkung), und das noch BEVOR jemand überhaupt eine Bewerbung versendet. Zusätzlich sollten die Datenschutzinfotmationen darauf hinweisen, dass JEDE Bewerbung (egal ob per E-Mail, Postweg oder Acitve Sourcing) erfasst wird.
- Der Bewerbende sollte zusätzlich, während der Auswahlphase an verschiedenen Stellen auf die Datenschutzrichtlinien hingewiesen werden:
- Bewerbenformular (bei Nutzung des Widget kann noch der eigene Datenschutz verlinkt werden).
- Statusseite des Bewerbenden unter dem Impressum. So hat der Bewerbende die Möglichkeit, bei jedem Statusupdate den Datenschutz zu lesen.
- In E-Mails bspw. Eingangsbestätigungsschreiben (Nutzer des EBMS verweisen hier auf den Datenschutz des EBMS, da dort die Daten verarbeitet werden.)
2. Aufbewahrung
DSGVO
- Beim Auswahlprozess gilt, dass Bewerbungsdaten nur so lange behalten werden dürfen, bis der Zweck der Speicherung wegfällt. I.d.R. ist dass, wenn das Bewerbungsverfahren wegen der Einstellung einer Person beendet wurde.
Die meisten Unternehmen orientieren sich an der aktuellen Rechtssprechung deutscher Arbeitsgerichte. Die Aufbewahrungsdauer ist davon abhängig, wie lang ein Unternehmen nach der Absage von der bewerbenden Person möglicherweise verklagt werden könnte (https://www.haufe.de/personal/haufe-personal-office-platin/bewerbungsverfahren-diskriminierung-und-schadensersatz-6-geltendmachung-von-entschaedigungs-und-schadensersatzanspruechen*idesk*PI42323_HI1557819.html): 1. Der abgelehnte Bewerbende muss gemäß § 15 Abs. 4 AGG die von ihm behaupteten Ansprüche nach dem AGG auf Entschädigung und Schadensersatz innerhalb einer Frist von 2 Monaten schriftlich gegenüber dem Arbeitgeber geltend machen (Ausschlussfrist, 1. Stufe). Diese Frist beginnt mit dem Zugang der Ablehnung der Bewerbung. 1. Eine Klage des Bewerbenden muss gemäß § 61b Abs. 1 ArbGG binnen 3 Monaten nach der schriftlichen Geltendmachung des Anspruchs gegenüber dem Arbeitgeber erhoben werden (Klagefrist, 2. Stufe). Dies gilt nach dem Wortlaut dieser Norm jedenfalls für eine Klage auf „Entschädigung“, d. h. auf den immateriellen Nichtvermögensschaden. 1. Im Hinblick auf mögliche Entschädigungs- und Schadensersatzansprüche nach dem AGG sollten Bewerbungsunterlagen bzw. eine Kopie davon mindestens bis zum Ablauf der 2-monatigen Ausschlussfrist nach § 15 Abs. 4 AGG aufbewahrt werden. Macht ein übergangener Bewerbender innerhalb dieser (ggf. tarifvertraglich modifizierten) Frist Ansprüche geltend, verlängert sich die Aufbewahrung mindestens um die in § 61b ArbGG genannte 3-monatige Frist.
Wir empfehlen unseren Partnern und NutzerInnen des EBMS bei einer Absage eine Anonymisierung der Bewerbungsdaten zwischen mind. 2 und max. 6 Monaten vorzunehmen.
- Soll ein Bewerbender in den Talentpool aufgenommen werden, benötigt man eine ausdrückliche Einwilligung. Diese darf aber nicht sofort bei der Einwilligung des Bewerbenden für die Datenverarbeitung im Rahmen des Bewerbungsverfahrens mit eingeholt werden (Kopplungsverbot).
- Der Bewerbende hat ein Auskunftsrecht, deshalb muss ein Unternehmen wissen wann, wo, wie lange und aus welchen Grund Bewerberdaten gespeichert wurden.