Standardmäßig haben Sie im EBMS die Möglichkeit, Termine direkt in der Oberfläche zu planen. In dem Falle sorgt das EBMS dafür, dass alle Teilnehmer eine Einladungsemail mit Kalenderdatei erhält. Darüber hinaus können Sie ein Office365 anbinden. Dies ändert nur den Versandweg für Beobachtende und erstellt den Termin direkt im Kalender inklusive ggf. einem Teams-Meeting.
Die Dritte Möglichkeit ist nun, dass Sie Termine direkt in Ihre Groupware (Exchange, Google-Suite, Nextcloud) planen, und aber dabei das EBMS einladen können. Das EBMS verschickt in dem Falle dann selbst keine Einladungen, sondern wird nur über den Termin informiert. Anhand der übermittelten Teilnehmerliste werden Feedback-Formulare und Bewerberakte den teilnehmenden Beobachtern automatisch freigeschaltet.
Aktivierung
Da es ein Beta-Feature ist, bedarf es aktuell der Aktivierung durch einen Community-Manager des EBMS.
Funktion
Nach Aktiverung erhalten Sie auf der Seite „Einladen/Interview“ eine Info-Box, die darüber aufklärt, wie der Prozess funktioniert, welche E-Mail-Adresse Sie nun zusätzlich einladen müssen:
Wie diese Box verrät, können Sie den Termin normal in Ihrem Outlook o.ä. E-Mail-Client anlegen, Dabei die E-Mail-Adresse des Bewerbers einladen UND das gesonderte Termin-Postfach des EBMS. Das EBMS ist damit eine Art „stiller“ Teilhaber am Event, und erhält Terminupdates somit direkt von Ihnen.
Die Deep-Links zu Google, Outlook, Teams darüber helfen dabei, die jeweiligen Formulare schon vorzubefüllen mit den korrekten E-Mail-Adressen.
HINWEIS: Outlook scheint hier manchmal Probleme zu machen, Wenn sie einen „400“ Fehler von Outlook erhalten, probieren Sie es einfach erneut.
Wenn Sie nun den Termin einladen, erhält das EBMS durch die prozessbezogene E-Mail-Adresse termine-xxxxx@ ebenfalls diese Information und spiegel die Angaben sofort auf derselben Seite wider. D.h. in der blauen Box unten erhalten Sie sofort die Information über den in der E-Mail gefundenen Termin.
Sie haben hier die Möglichkeit, die Teilnehmenden anzupassen, ggf. fehlende Teilnehmer zum Termin hinzuzufügen oder die Feedbackeigenschaften zu ändern.
Der blaue Hinweis unter dem Termin-Titel „Per E-Mail Postfach verwalteter Termin“ ist hierbei ausschlaggebend. Dies bedeutet, dass das EBMS i.d.R. kein Teilnehmer über irgendwelche Terminänderungen informiert, sondern dies Ihnen als Terminorganisator überlässt.
Termin-Beschreibung, Datum/Uhrzeit und teilnehmende wurden übertragen:
- Falls eine E-Mail-Adresse dem EBMS noch unbekannt ist, können Sie hier unterhalb des Termins die Person zum EBMS „einladen“, d.h. als Beobachter hinzufügen
- Falls die E-Mail-Adresse dem EBMS zwar bekannt ist, aber die betreffende Person bisher noch keinen Zugriff auf die Akte hatte, können Sie die Person als Beobachter zum Termin hinzufügen. Das EBMS wird nicht automatisch Beobachter:innen dem Termin hinzufügen, außer diese sind bereits als Führungskräfte der Akte zugeordnet, z.B. auch durch einen vorherigen Umlauf
Mittels „Termin anpassen“ haben Sie weiterhin die Möglichkeit, beliebige Beobachter:innen hinzuzufügen oder zu löschen, und damit Zugriff auf die Bewerberakte und Feedbackformular geben zu können. Im Ausnahmefall können Sie hier auch Uhrzeit/Datum/Ort mit Anpassen, sollten darauf aber im Regelfall verzichten, und dies nur zur Korrektur von Fehlern nutzen. Stattdessen nutzen Sie dann immer die Update-Funktion aus Ihrem Kalenderprogramm.
„Termin Abbrechen“ bleibt als Möglichkeit erhalten, einen irrelevanten Termin, der z.B. durch Fehler oder doppelte Versenden entstanden ist, aus dem System zu bekommen. Dabei wird der Termin abgesagt, OHNE irgendeine Benachrichtigung.
Fall: Bewerber:in zieht Bewerbung mittels Statusseite zurück
Sollte ein Bewerbender, der von Ihnen durch diese Funktion zu einem Termin eingeladen wurde, seine gesamte Bewerbung mittels der Statusseite zurückziehen, so versendet das EBMS als Teilnehmer eine Terminabsage, damit sie dort augenblicklich die Möglichkeit kriegen, den Termin zu stornieren.
Sollten Sie den Termin per Outlook normal absagen, im EBMS die Phase wechseln (z.B. Bewerbung absagen), dann wird der Termin im EBMS als abgesagt markiert, es geht aber KEINE Benachrichtigung weder an Bewerbenden noch an Terminteilnehmer raus.
Hinweis für Termineinstellungen: Teilnehmerliste übermitteln
Damit das EBMS automatisch Beobachter:innen zuweisen kann, müsste natürlich die entsprechende Option in Outlook bzw. Google aktiviert werden:
Dadurch sieht aber natürlich auch der Bewerbende die E-Mail-Adressen der anderen Teilnehmer. Falls dies nicht gewünscht ist, und sie lieber die Teilnehmerliste verbergen möchten, so hat das EBMS natürlich dann auch keine Möglichkeit, automatisch Beobachter hinzuzufügen. D.h. nach Einladung des Termins müssten Sie zurück zur Akte kommen, und die Teilnehmer mit der obigen Funktion Termin Anpassen selbst hinzufügen, um ein Feedbackformular freizuschalten.