[EBMS] Bewerbungen/Kandidaten automatisch ans EBMS übertragen (per E-Mail oder API)

Empfehlungsbund Q&A
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Übertragung per E-Mail Weiterleitung

Dazu steht Ihnen die Erweiterung „E-Mail Postfach für Bewerbungseingänge“. Diese ist i.d.R. bei der Aktivierung des EBMS schon mit aktiviert.
Danach erhalten Sie eine neue Einstellungsseite, in der Ihnen das eindeutige Postfach, z.B. bewerbungseingang+12345678@bms.empfehlungsbund.de mitgeteilt wird.

Alle E-Mails, die Sie an dieses Postfach weiterleiten, werden ggf. als Bewerbungseingänge importiert.

Typische Anwendungsfälle:

1. Als Weiterleitungsziel Ihrer zentralen jobs@firma.de

Hinterlegen Sie z.B. die E-Mail bewerbungseingang+xxxxx@mail.bms.empfehlungsbund.de als zusätzliches Weiterleitungsziel für Ihre zentrale Bewerbungseingangsemail (z.B. jobs@firma.de).

Der Vorteil ist, dass Bewerber weiterhin leicht eine E-Mail an Sie schreiben können. Der Nachteil, dass wir die einzelnen Felder, wie Name, Telefon, Adresse etc. nicht automatisch befüllt werden können.

In diesem Falle können Sie Ihren eigenen Autoresponder löschen. Das BMS verschickt automatisch Eingangsbestätigungsschreiben (kann in den Einstellungen der Mailbox eingestellt werden)

SPAM: Wir empfehlen, dass Sie Spam-Checks bzw. Filterrichtlinien bereits vor einer Weiterleitung durchführen. So können Sie selbst auch für die Einhaltung unternehmensinterner Richtlinien (z.B. keine Annahme von zip-Dateien etc.) sorgen. Unser System führt zwar selbst einen Spam- und Viruscheck durch. Dieser ist aber i.d.R. für viele Firmen nicht streng genug.

2. Eigenes Bewerbungsformular auf der Karriereseite

Sollte Ihnen die Funktionsweise oder Darstellung des Stellenwidgets nicht ausreichen, können Sie Ihren Dienstleister oder IT-Abteilung selbst damit beauftragen, ein Bewerbungsformular zu programmieren. Dieses Formular versendet am Ende automatisch eine E-Mail an die Postfach-E-Mail und übertragt die Eingaben des Bewerbers in ein strukturiertes Format (siehe unten).

Vorteil: Sie können den Bewerbungsprozess selbst gestalten und erhalten soweit gewünscht automatisch befüllte Bewerbungen. Der Nachteil ist, dass dies für Sie aufwändiger ist.

Strukturiertes Format

Anhänge, E-Mail-Adresse des Bewerbers und Eingangsschreiben werden automatisch aus der E-Mail extrahiert. Um weitere Daten aus der Bewerbung in die geeigneten Formularfelder zur überführen, können Sie folgendes Format nutzen. Dabei sollte jede Eigenschaft in einer eigenen Zeile stehen und mit Doppelpunkt vom Wert getrennt werden:

E-Mail: emailDesBewerbers@gmail.com
Vorname: Max
Nachname: Mustermann
Telefon: 012345678
Postanschrift: Strasse Nr, 01234 Ort
Empfehlungscode: verwendeterempfehlungscodeEinerAnderenFirma
Stelle: example_Stelle_1
Sprache: de|en|deutsch|englisch|german|english

Sehr geehrte Damen und Herren,hiermit bewerbe ich mich ....

Erklärung der Felder

  • E-Mail:
    Falls Sie ein eigenes Bewerbungsformular verwenden, ist die Absende-E-Mail die Ihres Bewerbungsformulars/Mail-Servers. In diesem Falle müssen Sie die E-Mail des Bewerbers mit übergeben.
  • Postanschrift:
    Anstelle der vollständigen Postanschrift können Sie auch die Bestandteile einzeln angeben:
  • Empfehlungscode:
    Falls Sie die Eingabe eines Empfehlungsbund-Empfehlungscodes in Ihr Formular erlauben, können Sie diesen an dieser Stelle unterbringen. Mit dem Empfehlungscode erfahren Sie, dass dieser Bewerber von einer anderen Organisation ggf. vorqualifiziert wurde.
  • Stelle:
    Um die Bewerbung einer offenen Stelle zuzuordnen, verwenden Sie ihre interne Nummer, die Sie bei der Stellenanlage hinterlegt haben, (z.B. FK-ID-2024/08, FK-LG-2024/11, FK-CiZ-2025/00, FK-ID-2024/08/a/a, FK-BD-2025/02 und FK-AiS-2025/02). Alternativ sollte der vollständige Stellentitel irgendwo in der E-Mail auftauchen. Falls keine Stelle gefunden wurde wird die Bewerbung als „Initiativbewerbung“ eingestuft.
  • Restlicher E-Mail-Text
    alle Zeilen, die sonst übrig bleiben, werden als Bewerbungsschreiben verwendet
  • Anhänge
    alle gefundenen Anhänge werden 1:1 in die Bewerbung übernommen

Weitere sonstige Felder, die je nach Anwendungsfall zur Verfügung stehen:

  • Geburtstag: 01.01.1970
  • Akademischer Titel: Prof. Dr.
  • Anrede: Herr (Herr, Frau, Divers)
  • Team: ausbildungsteam - NUR für Nutzer der Erweiterung Recruiting-Teams/Abteilungen

Falls die Stelle mittels nummer korrekt ermittelt wurde, können auch Antworten aus Bewerberkurzfragen erkannt werden. Geben Sie dazu die vollständige Frage ein und achten darauf, dass diese deckungsgleich mit den im Empfehlungsbund hinterlegten Fragen sind.

Wie ist Ihre Gehaltsvorstellung?: 70000 EUR
Was ist ihr Sprachniveau in Deutsch?: C1-C2

Siehe auch:

Übertragung per API

Als zusätzliche Möglichkeit bieten wir eine API-Schnittstelle an, mit der Kandidaten strukturiert übergeben werden können:

Siehe [EBMS] Gibt es eine API Schnittstelle?